مفهوم ادارة المخازن:
هي
الادارة المعنية بالحفاظ على المخزون وتخطيط وتنظيم وتنفيذ ورقابة اجراءات
التخزين وصرف المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة للوحدات او الاقسام
او الادارات الطالبة والمستخدمة لمواد هذا المخزون.
خدمات ادارة المخازن :
1- التوازن في تدفق المواد للوفاء بالاحتياجات التشغيلية
2- التزويد بالمستلزمات الاخرى ومنها قطع الغيار
3- استقبال واصدار السلع الجاهزة من المصنع او من الخارج حسب الطلب
4- استلام وتخزين مخلفات الانتاج لحين التخلص منها.
مسؤوليات التخزين :
أ ) تحقيق الوفورات من خلال :
1- تخفيض تكلفة الاموال المجمدة بعدم تخزين كميات كبيرة
2- تخفيض تكلفة التخزين بتخفيض الاجراءات الادارية في عمليات الصرف والاستلام وعدم المبالغة في استخدام القوى البشرية.
3- تخفيض احتمالات التلف للمواد المخزنة
4- المساهمة مع ادارة المشتريات في تخفيض تكاليف الشراء.
ب ) التوصيف بطريقة يسهل الوصول اليها والتصنيف من خلال وصفها في فئات او مجموعات معينة والتمييز للمواد المخزنة
ج ) الاستلام
د ) التفتيش والفحص
هـ ) المتابعة للمخزون
و ) الجرد للمخزون
ز ) الاصدار او الارسال او الصرف للمخزون
ح) ادارة السجلات والاحتفاظ بحسابات المخازن
ط ) المحافظة على المخزون .
ي) اجراءات البحوث والدراسات والتقارير الدورية عن المخزون
ك ) التنسيق بين نشاط التخزين والشراء والانشطة الاخرى من حيث تحديد حركة ومعدلات المخزون ومستويات المخزون وانظمة مراقبة المخزون.
الآثار السلبية المترتبة على عدم الاهتمام بالمخزون والمخازن:
1- تلف المخزون
2- نقص المخزون
3- انخفاض ارصدة المخزون الى الحد الذي يؤدي الى اعادة الطلب على المواد بشكل متكرر والذي قد يؤدي الى توقف العمليات الانتاجية.
اهم خصائص دليل التوصيف :
1- تغطية جميع المواد المستخدمة
2- توحيد المواصفات المتشابهة للمواد وبيان المواد البديلة
3- ان يكون سهل الاستخدام والتطبيق
4- ان يسمح باضافة مواد جديدة بحيث ياخذ ارقام او حروف جديدة
5- تكون الارقام والحروف ثابتة
6- ان يتضمن التسمية الصحيحة للمواد
استخدامات دليل المخزون:
1- التعرف على كل عنصر من عناصر المخزون بدقة
2- تبسيط عمليات التسعير واحتساب التكاليف
3- تجنب استخدام بيانات وصفية مطلوبة لوصف المواد
4- تجنب الازدواج او الاختلاف في معاملة العناصر المتشابهة
5- المساعدة على توحيد وتخفيض عدد الاصناف المستخدمة
6- المساعدة على وضع اسس مناسبة لاجراءات الشراء والتخزين
7- المساعدة في الرقابة المركزية والمحاسبية على المخازن الفرعية
8- المساعدة في تحديد موقع المخزون او المواد ( في اي مخزن ورف ...الخ)
انواع المخازن :
1- حسب الملكية:
* مملوكة لنفس الشركة
* مستأجرة
2- حسب الموقع :
*قرب السوق
* قرب المورد
*داخل المنشأة
3- حسب الاستمرار :
* مخازن دائمة
* مخازن مؤقتة
4- حسب نوع المواد :
*مخازن العدد وقطع الغيار
*مخازن السلع الجاهزة
*مخازن الوقود
*مخازن المخلفات الصناعية
*مخازن المواد الاولية
*مخازن المواد المتفرقة
مخازن مواد التعبئة والتغليف
اصناف وانواع المواد :
1- حسب طبيعة المواد
2- حسب اهمية المواد
3-حسب استخدام المواد
4- حسب اسلوب تعبئة المواد
5- حسب درجة خطورة المواد
في المداخلات التالية ساتناول المواضيع التالية :
*تنظيم المخازن
*اجراءات التخزين
*اجراءات الصرف
*سجلات المخازن
*المستندات المستخدمة في المخازن
*المناولة في المخازن
*موقع وتصميم المخزن
*انواع جرد المخزن
*الرقابة على المخزون
*تقييم وظيفة التخزين
تنظيم المخازن:
المراكز الوظيفية بادارة المخازن :
1- وظيفة الامين العام للمخازن ومن مهامه :
* وضع خطة العمل للمخازن
* التنظيم والاشراف على سير عمل المخازن
* التاكد من تطبيق السياسات والاجراءات المتعلقة بعمليات المخازن
2- وظيفة امين المخازن ومن مهامه :
* التاكد من صحة اعداد واوزان ومقاييس وانواع المواد الموردة
* عدم صرف المواد الا بعد التاكد من استكمال قرارات الصرف
* المشاركة في اعداد خطة تنظيم وتخزين المواد وحفظ السجلات
* التاكد من سلامة الامن والحماية الخاصة بالمخزون داخل المخازن
3- وظيفة كاتب البطاقات ومهمته حفظ البطاقات وتسجيل كل المدخلات والمخرجات على بطاقة الصنف.
4-
المحاسب ومهمته الاحتفاظ باسعار المواد الواردة وقيمتها وقيمة المواد
الموجودة في المخازن والتاكد من الرقابة على على قيم هذه المواد والمشاركة
في اعداد الميزانية التقديرية وعمليات تسعير المواد التالفة.
اجراءات التخزين :
يتم تصنيف هذه الاجراءات الى اربعة مجموعات رئيسية :
1- البضائع الواردة من الموردين
2- البضائع الواردة من المخازن الفرعية
3- بضائع مردودة
4 مخلفات الانتاج
الاجراءات المتعلقة بالبضاعة الواردة من الموردين :
1- يفترض وصول البضاعة خلال ساعات العمل الرسمية
2- ابلاغ امين المخزن بوصول البضاعة
3- الاستلام الاولي كما يلي :
*الاستلام من الناحية او المعاينة النظرية
*فتح الطرود الواردة وفرزها
* جرد محتويات الشحنة ومطابقتها وقيدها في السجلات
4- الفحص للبضاعة الواردة سواء كان فحص نظري او مخبري للتاكد من الوزن او القياس والعدد...الخ
5- تقرير الاستلام النهائي
6- العمل على تخزين المواد وحفظها والاشراف عليها للتاكد من سلامتها وعدم تعريضها لمخاطر التخزين
7- عمليات المتابعة وتشمل الصرف والرقابة والاعادة والتوزيع.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
السبت أكتوبر 30, 2010 11:36 am