اوراق تساعدك كثيراً

Admin عدد المساهمات : 122 تاريخ التسجيل : 08/10/2010

شئون مالية وإدارية

مقدمة

تعبر الأعمال المالية والإدارية بالمدرسة ركنا أسياسيا من أركان العملية التعليمية ويتوقف نجاح العملية التعليمية علي مدي نجاح العمل المالي والإداري بالمدرسة لذا يجب علي القائمين علي الأعمال الإدارية والمالية أن يتعرفوا علي أصولها وقواعدها حيث أن الجهل بالقانون لا يعفي منه 0

وكل من قام بالعمل المالي والإداري سواء كان إداريا أو مديرا يجب أن ينمي معلوماته ماليا وإداريا بالإطلاع علي النشرات والكتب الدورية التي ترد إلي المدرسة ودراستها كما أدعو السادة مديري المدارس لإنشاء قسم خاص بمكتبة المدرسة يتم تزويده بصورة من كل النشرات المالية والإدارية التي ترد إلي المدرسة مع حفظها بملف خاص لكل عام دراسي علي حده ويحفظ بمكتبة المدرسة للرجوع إليها عند الحاجة إليها وكذلك تزويد هذا القسم بمجموعة من اللوائح والقوانين والتي يمكن شراؤها من المكتبة الأميرية مثل لائحة المخازن ولائحة بدل السفر وقانون المزادات والمناقصات 0000000 الخ أي انه يمكن إنشاء فرع بالمكتبة يكون مرجعا لكل الأعمال الإدارية والمالية التي تخص المدرسة علي تبقي بعهدة أمين المكتبة مثل باقي الكتب0

أن مدير المدرسة الناجح ليس هو الذي يكشف الأخطاء المالية والإدارية بعد وقوعها وإنما هو الذي يمنع وقوع هذه الأخطاء بمعرفته بأصول العمل المالي والإداري وقواعده ومن ثم يضع النظام الداخلي الذي يكفل حسن سير العمل ويمنع وقوع هذه المخالفات 0

وأسال الله تعالي أ، يوفق الجميع لما فيه الخير 0

واجبات مدير المدرسة المالية والإدارية

النظام بالمدرسة لذا يجب أن يلم مدير المدرسة بأصول وأسس العمل المالي والإداري قدر الامكان ري هو أساس علي القائمين بهذا العمل علي أساس صحيح وفي إطار من العلاقات الإنسانية الجيدحتي يمكنه الإشراف مدير المدرسة هو المسئول عن إدارة المدرسة لتحقيق أفضل النتائج وحيث إن العمل المالي والإدارة التي تدفع العاملين إلي حسن تأدية أعمالهم بالشكل المطلوب 0

المدرسة ومن أهم واجبات مدير المالية والإدارية

1- توزيع العمل علي الإداريين بالاشتراك مع التوجيه المالي والإداري حسب قدارتهم وخبراتهم بما يكفل حسن إنجاز العمل وأن يتم هذا التوزيع بموجب محضر توزيع رسمي بوقع عليه الجميع ويعتمد من مدير المدرسة ويحتفظ به طرفه 0

2- الإشراف علي عملية تحصيل الرسوم المدرسية وتوريدها أولا بأول إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد والتأكد من عدم احتفاظ السكرتير بها في الخزنة أو طرفه والإطلاع علي إيصالات التوريد للبنك والتوقيع عليها0

3- التأكد من أن السكرتير يقوم بجمع الرسوم طبقا للنشرة الواردة من المديرية

4- الإشراف علي الصرف من الأنشطة في حدود اللوائح والقوانين المنظمة لعلمية الصرف

5- جرد الخزينة جردا مفاجئا من وقت لآخر وعمل محضر جرد والاحتفاظ بها في سجل خاص طرفه

6- الإبلاغ عن حوادث السرقة أو الاختلاس فور وقوعها

7- الإشراف علي أعمال التوريدات من حيث توزيع الكتب علي الطلبة والتأكد من وصولها للمدرسة قبل بدء العام الدراسي بوقت كاف

8- اعتماد مستندات الشراء الخاصة بالمدرسة والتأكد من سلامتها

الأعمال الإدارية والمالية بالمدرسة

تنقسم أعمال الملية والإدارية بالمدرسة إلي خمسة أقسام هي

1- الأعمال المالية

2- الأعمال المخزنية

3- أعمال شئون الطلبة

4- أعمال شئون العاملين

5- الأعمال الإدارية
أولا: الأعمال المالية

ويقوم بها سكرتير المدرسة ومن أهم هذه الأعمال:

1- السلف المستديمة والمؤقتة

2- تحصيل الرسوم المدرسية من الطلبة وتوريدها أولا بأول للبنك أو البريد وإطلاع مدير المدرسة علي إيصالات الإيداع

3- توريد الأنصبة المقررة إلي حساباتها بالبنوك المختلفة بالنسب التي تقررها نشرة الرسوم المدرسية

4- الإيداع والسحب بحساب المدرسة

5- العمل بالدفاتر المالية ذات القيمة 123 ت0ع 33ع0ح 37 ع0ح

6- امساك دفتري 20، 22 الخاص بحسابات المدرسة

7- حفظ مستندات الصرف الخاص بالأنشطة وتنظميها

8- صرف مرتبات وأجور العاملين بالمدرسة

9- خاتم شعارا لجمهورية

10- تولي مسئولية خزينة المدرسة وحفظ النقدية والدفاتر المالية ذات القيمة بها

11- مسك حساب رأس المال بالمدارس الصناعية والزراعية
أنواع المتحصلات بالمدارس

تنقسم المتحصلات بالدارس إلي نوعين

1- المتحصلات الأميرية :- وهي المبالغ التي تورد لخزينة الدولة وهي علي سبيل المثال : الدمغات - ثمن بيع الشهادات الدراسية – رسوم التقدم للامتحانات العامة – ثمن بيع العهد المستهلكة – الضرائب علي فواتير المشتريات – ثمن بيع الثمار – ومنتجات المدارس 00000الخ0 وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 33ع0ح إلي خزينة الدولة

2- المتحصلات غير الأميرية :- وهي المتحصلات الخاصة بالمدرسة وتورد إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد وهي علي سبيل المثال : رسوم مجلي الآباء – الحوادث – المعامل – الأنشطة – تأمين العدد لطلبة المنازل بالتعليم الفني – أموال مشروع رأس المال الدائم بالتعليم الفني 000000 الخ وتورد هذه المتحصلات علي القسائم 123 ت0ع إلي حساب المدرسة بالبنك أو البريد

ثالثا :- أعمال شئون الطلبة

ويقوم بها المعاون وقد يكون بالمدرسة أكثر من معاون حسب عدد الطلبة بالمدرسة

من أهم أعمال المعاون

1- إعداد سجل قيد الطلبة علي أن يكون مستوفيا لجميع البيانات ويراعي أن يتم إعداده بمنتهي الدقة

2- تلقي طلبات المستجداة والتأكد من سلامتها خاصة لشرط السن أو المجموع

3- تلقي طلبات المحولين من والي المدرسة وقيدها بسجل خاص

4- تنظيما وحفظ ملفات الطلبة

5- حصر وقيد الغياب اليومي للطلبة وأخطار أولياء الأمور

6- عمل الإحصاءات اليومية والشهرية

7- إعداد قرارات الفصل وقرارات إعادة القيد حسب الشروط واللوائح التي تنظم ذلك

8- امساك سجل إحالة الطلبة للوحدة الصحية

9- مراجعة بيانات البطاقات الشخصية وقيدها بالسجلات

10- التوقيع علي استمارات تأهيل التجنيد وإنشاء سجل خاص للتجنيد

11- الأعمال الإدارية الخاصة بالامتحانات

12- كتابة قوائم الامتحانات والاشتراك في تحرير استمارات التقدم للامتحانات العامة

13- براعي عند تحرير الطالب من المدرسة إن يدون باستمارة التحويل موقف الطالب من سداد الرسوم المدرسية واستلام الكتب المدرسية وأن يسلم له القسيمة 123 ت0ع الدالة علي سداده الرسوم كما يراعي عند قبول أوراق الطلاب المحولين إلي المدرسة المطالبة بالقسيمة 123 ن0ع الدالة علي السداد بالمدرسة التي تم التحويل منها ولا يكتفي بكلمة سدد الرسوم فقط دون تقديم القسيمة الدالة علي السداد

سجل قيد الطلبة

1- سجل قيد الطلبة هو المرجع لكل ما يتصل بطلبة المدرسة لذ1 يجب أن يعد بمنتهي الدقة وبعناية شديدة

2- يتم ترتيب السجل بالشكل الآتي علي أن توضع العناوين التالية بالمداد الأحمر

طلبة ناجحون دور أول

طلبة ناجون دور ثان

طلبة راسبون ولهم حق الإعادة

وذلك من واقع نتائج الامتحانات

المستجدون من واقع كشوف 14

المحولون إلي المدرسة من واقع استمارة التحويل ومراجعتها علي ملف الطالب

المعاد قيدهم من واقع قرار إعادة القيد وقسيمة سداد الرسوم المقررة لإعادة القيد

3- تنشى المدرسة ثلاث نسخ من السجل لكل من السكرتير والمعاون وأمين التوريدات ويمتنع علي المدرسة إنشاء نسخة لقسم شئون الطلبة بالإدارة طبقا لنص القرار 1247 لسنة 77

4- لا يتم حذف المحولين من المدرسة أو المفصولين منة السجل وإنما يدون أمام الاسم بالمداد الأحمر حول إلي لمدرسة 000000 بتاريخ 0000 أو فصل بتاريخ 00000

5- يجب قيد أرقام قسائم 123 ت0ع الخاصة بالمصروفات المدرسية بسجل قيد الطلبة عهدة السكرتير أولا بأول مع التأشير أمام الطالب اليتيم بكلمة ( يتيم ) بالمداد الأحمر

رابعا:- أعمال شئون العاملين

ويقوم بها موظف مختص أو أكثر حسب حجم المدرسة ومن أهم هذه الأعمال

1- امساك سجل قيد العاملين ويجب استيفاء جميع بيانات العاملين به

2- تنظيم الملفات الفرعية للعاملين والاحتفاظ بها قي مكان أمين

3- سجل مرتبات العاملين

4- مراجعة كشوف المرتبات والحوافز قبل إرسالها للإدارة

5- الإشراف علي دفاتر حضور وانصراف العاملين بالمدرسة

6- امساك سجل 68 ع ح وقيد الاجازات بجميع أنواعها
خامسا:- الأعمال الإدارية

ويقوم بها موظف أو أكثر حسب عدد الإداريين الموجدين بالمدرسة وحسب ما يراه مدير المدرسة من توزيع العمل ومن هذه الأعمال

1- امساك دفاتر قيد المياة والإنارة وقراءة العدادات وتسجل القراءة والإخطار عن استهلاك المياة والإنارة

2- توزيع العمل علي العمال والإشراف عليهم

3- امساك سجل التوبتجية الليلية للعمال

4- قيد بريد الطلبة والعاملين بالمدرسة

5- الإمساك سجل الصادر والوارد وسركي تسليم المكاتبات